L’organisation d’événements professionnels permet de booster la notoriété de votre entreprise, fidéliser vos clients, et renforcer la cohésion d’équipe.
En tant que consultante freelance en marketing et digital, je vous propose un accompagnement personnalisé pour garantir le succès de vos événements.
Pourquoi organiser un événement professionnel ?
Un événement professionnel vous permet de :
- Renforcer la visibilité de votre marque.
- Fidéliser vos clients et partenaires.
- Dynamiser la cohésion de votre équipe.
Les objectifs peuvent varier, allant de la présentation de nouveaux produits à la création de moments de partage avec vos clients.
Des exemples d’organisation d’événements professionnels
– Petit déjeuner thématique : idéal pour des échanges informels autour d’une présentation.
Un ou plusieurs intervenants (expert métier, expert produit, conférencier, témoignage d’un client) parlant d’une thématique, d’un sujet à un public cible (prospects, clients, partenaires) réunis autour d’une matinée avec un petit déjeuner offert aux invités.
– Soirée VIP : pour impressionner vos clients les plus fidèles.
Invitation à un établissement haut de gamme (ex : restaurant 3 étoiles), soirée privatisée dans un lieu culturel ou festif à destination des clients grands comptes ou les plus fidèles.
– Blitz day : journée dédiée à booster les ventes avec des challenges.
À la clé des lots à gagner pour challenger par exemple l’équipe commerciale.
– Incentive : animation commerciale sur une durée limitée (challenge sur 1 mois, 1 trimestre) avec des lots à gagner si les objectifs fixés (ventes, nombre de leads qualifiés, etc…) sont atteints.
– Team buiding : activités pour renforcer la cohésion d’équipe.
Il s’agit de créer une dynamique, une cohésion d’équipe autour d’une activité thématique, ludique (jeux de piste, ateliers de cuisine, escape game, week end dépaysant, séminaire, etc…).
– Conférence web ou webinar : conférences en ligne pour un public à distance.
Un ou plusieurs speakers interviennent sur des thèmes intéressants un public qui assistent à distance, à la conférence et peuvent poser des questions en direct par chat en général.
– Jeu concours sur les réseaux sociaux : tirage au sort, quizz, jeu concours avec des lots à gagner.
Les étapes clés pour organiser un événement professionnel
1- Définir l’objectif de l’événement
2- Fixer le format et la thématique de l’événement
3 – Choisir une date
4 – Estimer le nombre d’invités, cible visée (clients, prospects, partenaires…)
5 – Déterminer un budget prévisionnel
6 – Chercher un lieu, vérifier sa disponibilité, son emplacement et le réserver
7 – Etablir un planning des actions incluant la logistique, le contenu et la promotion (liste des tâches, Qui fait quoi, deadline…)
8 – Envoi des invitations 6 à 3 mois à l’avance : Save the date
9 – Relance à J-30 et à J-1
10 – J-1 : contrôler la check-list préparée en amont
11 – J+1 : Remerciez la liste des invités (participants, no shows) via un e-mailing avec un CTA (Call to action)
12 – Post event : bilan et retours des résultats (fiches d’évaluation recueillies auprès de l’audience à la fin de l’événement ou mise en place d’un formulaire en ligne)
Pourquoi faire appel à un consultant ?
En externalisant l’organisation de votre événement, vous gagnez en temps et en expertise. Une consultante en marketing et digital comme moi peut gérer l’intégralité du processus, depuis la conception jusqu’au bilan post-événement, en garantissant un résultat optimal.
Conclusion
Organiser un événement professionnel réussi nécessite une planification minutieuse et une exécution impeccable. Avec une expertise en marketing événementiel, je vous accompagne à chaque étape pour transformer votre vision en réalité.
Vous n’avez pas le temps d’organiser votre événement ou ne disposez pas de ressource interne pour vous aider
Je peux le créer de A à Z et le gérer. Un premier échange est nécessaire pour une prise de brief.
✔️ Recherche et sélection du lieu, en fonction de la disponibilité de la date choisie et de vos critères de ciblage
✔️ Réalisation d’un planning avec budgétisation
✔️ Création de votre invitation (print ou digital) : logo, agenda et texte à me transmettre
✔️ Option : création d’une landing page (mini site web avec formulaire d’inscription ou page d’atterrissage ) dédiée à l’événement : contenu à me transmettre (logo, texte, images)
✔️ Communication sur vos réseaux sociaux
✔️ Gestion des envois et des relances (liste des clients, prospects, partenaires ou autres) si besoin
✔️ Création de l’e-mailing de remerciement : logo et texte à me transmettre
✅ Reporting de la liste des participants, des no shows sous fichier Excel
✅ Bilan post event sous format PDF
FAQ Organisation d’événements professionnels
Comment choisir le bon type d’événement professionnel ?
Le choix dépend de vos objectifs : visibilité, fidélisation, ou cohésion d’équipe.
Quel est le meilleur moment pour organiser un événement professionnel ?
Cela dépend de votre audience cible, mais évitez les périodes de vacances et les jours fériés.
Comment estimer le budget d’un événement ?
Le budget doit inclure les coûts liés au lieu, à la logistique, à la communication et aux imprévus.
Pourquoi externaliser l’organisation de son événement ?
Pour bénéficier de l’expertise, gagner du temps, et assurer la réussite de l’événement.
Comment mesurer le succès d’un événement ?
En évaluant les retours des participants, le taux de participation, et en comparant les résultats aux objectifs fixés.
Quels types d’événements sont les plus efficaces pour la fidélisation client ?
Les soirées VIP et les événements personnalisés comme les petits déjeuners thématiques sont particulièrement efficaces.
Combien de temps à l’avance doit-on planifier un événement professionnel ?
Idéalement, commencez la planification 6 mois à l'avance pour les grands événements, voire un an à l'avance pour les salons professionnels afin de bénéficier des meilleurs emplacements.
Quel rôle joue la communication digitale dans l’organisation d’événements ?
Elle est cruciale pour promouvoir l’événement, engager les participants, et suivre les résultats post-événement.
Comment gérer les imprévus le jour de l’événement ?
Prévoyez un plan B pour les principaux aspects logistiques et nommez un responsable pour chaque tâche critique.
